Při plánování projektů v MS Project lze použít dva způsoby odhadování budoucí doby trvání úkolu, resp. celého projektu. Jedná se o pragmatický odhad a metodu PERT. První způsob, tzv. pragmatický, nemá s nástroji MS Projectu nic společného. Provádí se tak, že se pracovní tým pokusí provést optimální odhad času jednotlivých úkolů, balíků úkolů až celého projektu nejlépe jak dokáže odhadnout ze znalostí a poměrů, které se připravovaného projektu týkají, případně ze znalostí realizace podobných projektů v minulosti. Tento způsob odhadování je přímo závislý na odborných znalostech a stávajících zkušenostech přípravného týmu projektu. Cílem pragmatického odhadování času je dosažení rozumné shody, jak dlouho budou úkoly trvat, když budou probíhat dohodnutým způsobem.

Pragmatický způsob odhadování času je ve většině situací dostačující. Pokud se ovšem jedná o velký projekt, kde je nutné pracovat s mnoha neznámými proměnnými (např. u projektů zaměřujících se na vývoj zcela nových technologií, u kterých může být nejasná doba trvání vývoje), je vhodné použít jinou metodu odhadu času – metodu PERT (Program (nebo Project) Evaluation and Review Technique). Metoda PERT je nástrojem projektového řízení usnadňující rozhodování o době trvání úkolů, resp. projektu. Jedná se o zjednodušenou metodu Monte Carlo a její základ je postaven na váženém průměru a jeho směrodatné odchylce.

Metoda PERT vypočítá dobu trvání úkolu ze zadaných trojic vstupních údajů váženým průměrem. Pro výpočet je nutné zadat odhad optimistické, očekávané a pesimistické doby trvání a váhy.

Princip výpočtu doby trvání jednoho úkolu:

Princip výpočtu doby trvání více úkolů nebo celého projektu:

Vysvětlivky:

• Tv = metodou PERT vypočítaná doba trvání úkolu
• To = optimistický časový odhad doby trvání úkolu
• Toč = reálně očekávaný odhad doby trvání úkolu
• Tp = pesimistický časový odhad doby trvání úkolu
• Tpv = metodou PERT vypočítaná doba části nebo celého projektu
• To1, To2, Ton = první, druhé až n-té zadání optimistického časového odhadu
• Toč1, Toč2, Točn = první, druhé až n-té zadání reálně očekávaného časového odhadu
• Tp1, Tp2, Tpn = první, druhé až n-té zadání pesimistického časového odhadu
• Váha 1 = váha pro optimistický časový odkad
• Váha 2 = váha pro reálně očekávaný časový odhad
• Váha 3 = váha pro pesimistický časový odhad
• Součet vah dělence i dělitele se musí vždy rovnat
• σ = míra nejistoty (směrodatná odchylka) jednoho, více nebo všech úkolů

Váhy:

Výchozí součet vah nabývá hodnoty 6. Rozložení vah mezi optimistické, reálně očekávané a pesimistické časové odhady vychází z odhadu pravděpodobného scénáře vývoje projektu. Jestliže předpokládáme, že projekt se bude spíše klonit k reálně očekávaným dobám trvání úkolů, nastavíme pro váhu 2 vyšší hodnotu (např. 4) – (v MS Projectu výchozí stav). Jestliže bude pravděpodobnost optimistické a pesimistické doby trvání stejná, zadáme váhu 1 a váhu 3 s hodnotou 1 (v MS Project výchozí stav). Konkrétní nastavení vychází ze zkušeností a subjektivního odhadu pravděpodobnosti, zda se projekt bude vyvíjet spíše optimisticky, reálně či pesimisticky. Pokud budeme předpokládat, že doba trvání projektu bude s největší pravděpodobností reálně očekávaná, ale s menší pravděpodobností pesimistického odhadu a ještě menší pravděpodobností optimistického, lze váhy rozložit takto: váha 1= 1, váha 2=3, váha 3= 2.

Směrodatná odchylka neboli nejistota:

Míru nejistoty očekávané doby trvání pro jeden úkol lze vypočítat podle vzorce:

Míru nejistoty očekávané doby trvání více úkolů nebo celého projektu spočítáme takto:

Význam směrodatné odchylky je stejný jako u běžného (Gaussova) rozložení pravděpodobnosti:

• ve dvou třetinách případů bude činnost provedena v rozmezí plus nebo minus jedné směrodatné odchylky;
• v 95% případů bude činnost provedena v rozmezí dvou směrodatných odchylek;
• v 99% případů bude činnost provedena v rozmezí tří směrodatných odchylek

Tento druh výpočtu je užitečný, pokud je zpoždění projektu spojeno se zaplacením penále. Díky výpočtu nejistoty můžete odhadnout, jaká je pravděpodobnost, že projekt dokončíte včas.

Analýza PERT a Microsoft Project

Pokud máte v úmyslu nechat MS Projectem vypočítat dobu trvání úkolu metodou PERT (v Projectu se používá termín analýza PERT), běžně zadávanou dobu trvání nevyplňujete, MS Project si pole Doba trvání vyplní sám dle výsledků PERT analýzy. Jestliže přece jenom Dobu trvání vyplníte, po spuštění PERT analýzy budou vaše původní hodnoty nahrazeny hodnotami vypočítanými PERT analýzou.

Pro odhad času metodou PERT zobrazte panel nástrojů Analýza PERT. Pro zadávání optimistických, reálně očekávaných a pesimistických odhadů časových údajů použijte poslední tlačítko na panelu nástrojů Analýza PERT s názvem List zadávání analýzy PERT.

Poté co zadáte příslušné vstupy, je možné zobrazit jednotlivé scénáře přes první tři tlačítka Optimistický, Očekávaný a Pesimistický Ganttův diagram.

Nastavení pro jednotlivé úkoly lze provést přes samostatné dialogové okno.

Podobně jednoduše lze ovlivnit váhy.

Výpočet provádíte přes ikonu „kalkulačky“ – Vypočítat analýzu PERT. Před samotným výpočtem jste ještě upozorněni na nahrazení údajů v poli Doba trvání, případně na to, že se výpočet provede jen u úkolů se všemi zadanými poli (optimistickými, pesimistickými a reálnými).

Doba PERT přepočtu celého projektu může být na starších počítačích pomalejší. Výsledky se po přepočtu zobrazí v běžně používaném poli Doba trvání. Všechny výsledky jsou navrhované, jsou tedy s ? (otazníkem). Pokud budete chtít přijmout všechny návrhy, označte celé pole Doba trvání a zobrazte Informace o úkolu (např. přes SHIFT+F2). U vstupu Doba trvání zrušte obsah v zatržítku Předpokládaná.

V případě potřeby dalších analýz je možné klíčové položky vyexportovat do Excelu, kde je můžete dále rozložit, případně vizualizovat v grafech.

Potřebujete znát více? Rádi Vám nabídneme školení a konzultace vytvořené na míru konkrétním požadavkům.